采用开放、通用的计算机文件格式存储电子档案内容信息，关乎电子档案的长期可用、可读和可理解，是电子档案长期保存策略的重要组成部分。
计算机文件种类多样，常见的有流式文件、版式文件、 图像文件、音频文件、音视频文件、图形文件、数据库文件、多媒体文件等，每类计算机文件又具有多种计算机文件格式，不同格式对应不同的计算机文件内部编码规则，即编码标准，如下表所示。
电子文件类型 | 归档格式要求 | |
以文本、位图文件形成的文书、科技、专业类电子文件 | 电子公文正本、定稿、公文处理单 | 版式文件格式 |
其他电子文件、电子文件组件 | 版式文件、RTF、WPS、DOCX、JPG、TIF、PNG等通用格式:或按顺序合并转换为一个版式文件 | |
计算机辅助设计与制造过程中形成的科技类电子文件 | 二维矢量文件 | SVG、 SWF、WMF、EMF、EPS、 DXF等格式 |
三维矢量文件 | 需永久保存的应转换为STEP格式归档； 其他可根据需要转为二维矢量文件归档。 | |
以数据库文件形成的科技、专业类电子文件 | ET、XLS、DBF、XML,转换为版式文件 | |
照片类电子文件 | JPG、TIF等格式； | |
录音类电子文件 | 以WAV、MP3等格式归档； | |
录像类电子文件 | 以MPG、MP4、FLV、AVI等格式归档，珍贵且需永久保存的可收集、归档一套MXF格式文件 | |
公务电子邮件 | EML格式 | |
网页、社交媒体类电子文件 | HTML等格式 | |
点击查看：文字版全文！电子文件归档与电子档案管理规范（GB/T 18894-2016）
8.3 电子文件归档格式
8.3.1 电子文件归档格式应具备格式开放、不绑定硬件、显示一致性、可转换、易于利用等性能，能够支持同级国家综合档案馆向长期保存格式转换。
8.3.2 电子文件应以通用格式形成、收集并归档，或在归档前转换为通用格式。版式文件格式应按照DA/T 47—2009执行，可采用PDF、PDF/A格式。
版式电子文件与流式排版文件
业务系统采用的版式计算机文件格式则要满足DA/T47-2009《版式电子文件长期保存格式需求》明确的11项需求，OFD、PDF、PDF/A便是满足需求的版式计算机文件格式。
采用版式计算机文件格式存储的电子文件，是用页面化的形式固定呈现文本、图形、图像等信息，将排版格式、色彩等都封闭在格式之中，一旦形成，其排版格式即被固化、无法改变，不能再往里面插入文字、图片等信息，色彩的呈现也与计算机设备无关。
与版式文件相对应的是流式排版文件，又可称为流式文件，RTF、WPS、DOC等计算机文件格式存储的文本文件即是流式文件。当完成了流式文件内的文字、数字、表格和图像等的版面排版、字体设定等工作后，还可以不断地在任何位置插入新的内容，跟在新增内容之后的原有文字等信息会自动往下流动，并自动适应已经设定边界，且不影响原来已经设定的字体、字体大小、颜色等排版元素。
8.3.3 以文本、位图文件形成的文书、科技、专业类电子文件应按以下要求归档：
a）电子公文正本、定稿、公文处理单应以版式文件格式，其他电子文件、电子文件组件可以版式文件、RTF、WPS、DOCX、JPG、TIF、PNG等通用格式归档；或 b）电子文件及其组件按顺序合并转换为一个版式文件。
文本文件与位图文件
本条所述版式格式、RTF、 WPS、 DOCX等计算机文件格式存储、形成的电子文件为文本文件；位图文件又可称为图像文件、静态图像文件，以JPG、TIF、PNG 等计算机文件格式存储、形成的电子文件属于位图文件。
8.3.4 在计算机辅助设计与制造过程中形成的科技类电子文件应按以下要求归档：
a）二维矢量文件以SVG、SWF、WMF、EMF、EPS、DXF等格式归档；
b）三维矢量文件，需永久保存的应转换为STEP格式归档，其他可根据需要按8.3.4 a）给出的要求转为二维矢量文件归档。
8.3.5 以数据库文件形成的科技、专业类电子文件，应根据数据库表结构及电子档案管理要求转换为以下格式归档：
a）以ET、XLS、DBF、XML等任一格式归档，或 b）参照纸质表单或电子表单版面格式，将应归档的数据库数据转换为版式文件归档。
数据库文件结构分类
数据表文件结构主要有两种。第一种，仅有一张数据表文件，称为一级数据表结构，例如大家熟悉的纸质档案目录数据库，数据表的字段包括档号、题名、责任者、文件编号、形成时间、附件题名、密级、保管期限、控制标识等，没有任何一个字段下链接了另一张数据表文件。
第二种，由多张数据表文件组成，其中第一张数据表文件通过指针与其它若干数据表文件先、后关联，可称为多级数据表结构。
当电子文件的数据表文件为一级数据表结构时，可选用ET、XLS、DBF、XML等任一计算机文件格式归档。当电子文件的数据表文件为多级数据表结构时，可选用DBF、XML等计算机文件格式归档。
8.3.6 照片类电子文件以JPG、TIF等格式归档；录音类电子文件以WAV、MP3等格式归档；录像类电子文件以MPG、MP4、FLV、AVI等格式归档，珍贵且需永久保存的可收集、归档一套MXF格式文件。
MXF格式文件
MXF格式是世界范围内的音视频文件交换格式，又称为素材交换格式，许多品牌的专业数字摄像机都支持用MXF格式将音视频文件交换并存储到非线性编辑系统，之后就可以做转码操作。
MXF格式文件可以打包多个音频文件、视频文件，其中还包含XML格式的元数据（如Clip.xml），主要有全球唯一标识符、摄像机品牌与型号、拍摄的起始和结束时间、时长、帧速率、视频文件大小、音频采样率、音频采样精度、音频文件大小等。MXF格式保存了摄像机拍摄时形成的全部原始信息，文件容量较大，也不是利用格式，不宜将其作为所有录像类电子文件的归档格式。
8.3.7 公务电子邮件以EML格式，网页、社交媒体类电子文件以HTML等格式归档。
8.3.8 专用软件生成的电子文件原则上应转换成通用格式归档。